【製造業のアフターサービス】
社内リソースの確保を、カタログに関する業務のアウトソーシングで実現
カタログ作成だけではなく、預かり・管理・発送までトータルでサポートします

農業機械メーカー A社様

アフターサービス向上ための社内リソース(人、場所)確保を、カタログに関するトータル業務をアウトソーシングすることで実現。
農業機械の製造・販売を行っているA社様。今、農業界では農業人口の減少や高齢化、そして後継者不足が大きな問題となっています。それによって農地集約や農業の法人化が進み、機械の「アフターサービス」の重要性が増しています。そんな中、同社では点検、修理、部品供給などのアフターサービスをより良くするための取り組みを行っていますが、社内リソース確保の問題が。カタログに関する業務をアウトソーシングすることで解決。

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背景と課題

取り組みに必要な、人と場所のリソースの問題
業界が抱える課題に積極的に取り組むA社では、機械を購入してくれたお客様へのアフターサービス向上のために様々な業務改善を行っています。
 
あるセクションでの業務改善において、その現場でこれ以上作業量を増やすことが難しいという課題が発生しました。さらに、スムーズな出荷を可能とするためのスペースが十分ではないということもわかりました。
 
調べてみると、2つの課題の原因はどちらも製品カタログの存在でした。多くのアイテムを製造しているA社では、100種を超えるカタログ(チラシも含む)が存在し、営業所からの連絡で荷造りして発送するという業務を長年行っていました。
それはほとんど毎日行われ、展示会や新商品の時期などの繁忙期には、かなりの時間と労力を要するほどでした。
※同じ営業所から連日注文があることも。
 
置き場のスペースは、100を超えるアイテム数だけではなく、印刷単価を下げるために多くの在庫を持ち、さらに不要になったカタログも廃棄されることなく埃まみれになっていて、そこに新たな物が入荷されるため、かなりの面積を占拠していました。
現場では年々増え続けるカタログ置き場のことは問題視していたものの、社内では周知されていない状況でした。
※カタログを作る部署と発送する部署が異なっていたため、廃棄していいものかがわからない状態。
 
しかしこれによって取り組みを諦めるわけにはいきません。 

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解決策

カタログの保管・管理・発送をアウトソーシング
A社様は、やるべき取り組みのリソースの確保のために、カタログの保管・管理・発送の業務をアウトソーシングするという選択をしました。カタログ作成(デザインと印刷)は、もともとカミノバで行っていましたので、作成から管理・発送までをトータルでサポートさせていただくこととなりました。
 
まず、カタログの作成部門の方に立ち会ってもらい、現状の置き場にある不要なカタログの廃棄を行いました。
※かなり減りました
それをカミノバ(高知)へ移動させました。カタログは紙なので、埃や湿気で劣化しにくい室内で保管しています。
 
専用サイトを作成し、営業所からの注文をオンライン化することで、検索、在庫数確認、注文履歴、新カタログの入荷予定などを行えるようにし利便性も向上させ、さらに管理状況を見える化しました。
アウトソーシングで「甘え」をなくしてルール化
作業量や保管スペースが増えてしまった原因は、部署間のコミュニケーションと社内だからという甘え」があると考えた同社は、作業を外部に出すタイミングで下記ルールを作りました。
 
【ルール】
●カタログの出荷は週2回(曜日を固定)
●注文は専用WEBサイトからしか受け付けない
●各カタログに適正在庫を設定
●長期間動かない在庫は速やかに配るか廃棄する
 
これによって販促部門や営業部門で「ちゃんとしなければ」という意識が出たそうで、その結果コストダウンにもつながりました。

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効果と今後

変化の激しい時代に対応できる社内体制創りに
カタログの保管・管理・発送の業務をアウトソーシングしたことにより、リソースの問題が解消されアフターサービス向上のため取り組みが実行されていきました。それは確実に成果につながっているとのことです。
 
アフターサービス向上のためのその他の取り組み
 
変化の激しい現代では「VUCA(動的で複雑、不確実で曖昧という意味)の時代に適応した企業経営をせよ」と言われています。その中で、リソースの確保という問題は絶えず発生すると思います。これまで社内で管理することが当たり前だった製品カタログを、外部に任せるという選択する企業は増えてくるのではないでしょうか。

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目につきにくいロスの改善でコストダウンに
カタログの作成・保管・管理・発送をトータルでアウトソーシングすることによって、リソースの確保以外にも大きな成果がありました。それは、目につきにくく長期間放置していた大きなロスを見つけ対処することができたこと。
【見落とされていたロスの改善】
●カタログの出荷を毎日から週2回にすることで、発送回数が大幅に減少しました。
●デッドストックを意識することで、無駄な印刷や廃棄が減りコストの削減、さらに環境にやさしい運用に変わりました。アウトソーシングから3年以上経過した現在でも保管スペースの拡大はありません。
●注文サイトの在庫管理機能で適正な在庫運用をすることで、在庫切れによるロスが大幅に減少しました。

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アナログに行うカタログの管理業務も、在庫状況や保管スペース、出荷状況を見える化することで、様々なロスをなくすことができます。

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当たり前が当たり前ではなくなっていくこの時代に、私たちは常識にとらわれることなく、お客様のビジョンの実現のために効果的なサポート方法をご提案いたします。

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